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miércoles, 14 de enero de 2015

Cómo crear documentos compartidos por internet

Hola a todos nuevamente,


Lo que les voy a mostrar en este post tal vez no sea tan interesante como el último, pero cuando comento sobre estas herramientas con mis colegas, ellos no la conocen, y al empezar a usarlas les gusta mucho. No es nada del otro mundo.. son Google Docs y Spreadsheet (hoja de cálculo).



Básicamente son un herramientas de oficina, similar al paquete MS Office, con la diferencia que no se ejecutan como un programa aparte, sino dentro del mismo navegador web. Están pensadas para trabajar online, pero tienen la opción de usarlas offline también. Existen otras también, como Google Forms, Slides, etc., que no veremos en este post.



Lo más interesante de estas herramientas, al menos en mi opinión, es la capacidad de elaborar documentos en conjunto con otros colegas, sin importan donde estén, mientras tengan conexión a internet. 



Puede ser que no sean tan potentes como las que trae el paquete de Microsoft, pero son mi elección a la hora de crear documentos en conjunto con otros profesionales, o cuando necesito que alguien revise o corrija lo que yo hice.


Para acceder a estas herramientas lo primero que tenemos que hacer es crearnos una cuenta en Google (si no la tenemos), la cual nos va a servir para todos los servicios que brinda esta empresa, incluidos Google Docs, Spreadsheet, Presentation, Calendar, Gmail, Drive, G+, y muchos más.

Acuerdense que si tienen un dispositivo móvil con Android, ya tienen una cuenta de Google, puede usar esa. Y de ese modo pueden usar el dispositivo para el trabajo también.


Una vez que tenemos la cuenta, hay varias maneras de crear un documento. En los dispositivos móviles con Android disponemos de una aplicación para cada servicio, Google Docs, Google Spreadsheet, etc. En la PC tenemos que entrar por el navegador web, o también existe una aplicación para el navegador Chrome.



links:



Docs:



Spreadsheet:



Yo particularmente creo mis documentos por medio de Google Drive. Aqui les muestro...



Vemos en la captura de pantalla que en el menú de la izquierda, justo debajo de donde dice "Drive", dice "Nuevo", al clickear en este botón nos dará la opción de crear un documento (doc, spreadsheet, etc).



Una vez abierto Docs, tendremos una pantalla como la siguiente:




Para compartir este archivo, debemos clickear en el botón azul que está arriba a la derecha, justo debajo de nuestro nombre. Luego nos aparecerá una pantalla donde ponemos el correo de la persona a la cual queremos compartir el documento, y podemos configurar los permisos donde dice "puede editar", "puede comentar" o "puede ver", según lo que nosotros queramos permitir.


Hasta el momento hay una cosa que me gustaría transmitirles para evitarles dolores de cabeza (o que directamente decidan no usarlas). Una gran diferencia con Office es que, a medida que uno escribe, el documente se guarda automáticamente, sin necesidad de poner "Guardar". Y aunque a la ligera parezca algo interesante (y lo es), hay que acostumbrarse. Es interesante porque, ¿a quien no le pasó de estar trabajando por un buen rato (horas tal vez) y que de golpe se corta la luz, o pasa algo, y no podemos recuperar lo que hicimos porque nos olvidamos de poner "Guardar"? Con Google Docs esto queda resuelto. Pero el problema se da cuando queremos modificar un documento existente y luego renombrarlo. Para hacer esto correctamente debemos poner, antes de modificar el documento, "Archivo" y en las opciones, "Crear una copia...", y ahí sí modificar la copia, y ponerle el nuevo nombre.

Bueno, cualquier cosa que tengan una pregunta (que yo pueda responder), hacerlo en los comentarios.

Espero les haya gustado..